Sommige mensen spenderen een groot deel van hun werktijd aan vergaderen. Vroeger noemde met dat de BOKSAT meeting (Bunch Of Guys Sitting Around Talking). Oeverloos gezwets zonder duidelijke uitkomsten, of zelfs besluiten, alle neuzen dezelfde kant op en natuurlijk conformeren aan de groep. Uiteraard is iedereen altijd aanwezig maar de meesten zwijgen of zien het met lede ogen aan. Effectief een efficiënt beslissen gaat ook over slim omgaan met de schaarse tijd die iedereen heeft.
Een aantal tips:
‒ Bepaal eerst wat het doel van de sessie is voordat je de uitnodiging de deur uit stuurt. Niet iedereen hoeft altijd bij iedere stap (zoals beeldvorming, oordeelsvorming of besluitvorming) aanwezig te zijn;
‒ Stel van te voren het probleem vast voordat je in een (brainstorm)sessie oplossingen probeert te bedenken;
‒ Voorkom groepsdenken door bijvoorbeeld alle aanwezigen zonder voorbehoud aan het woord te laten, door het stellen van open vragen (in plaats van zoeken naar bevestiging) of door van te voren een ‘advocaat van de duivel’ aan te wijzen;
‒ En tot slot: stel een goede gesprekleider of facilitator aan die tijd en doelen in de gaten houdt en een sfeer creëert waarin andersdenken gestimuleerd wordt en iedereen meedoet.